Mailservice: Regel editieren

Hier erstellen und editieren Sie Ihre Regeln zum Filtern, Verteilen, Weiterleiten und/oder Löschen Ihrer E-Mails.

Name der Regel

Geben Sie in das Textfeld einen aussagekräftigen Namen ein, um die Regel zu beschreiben.

Aktivieren Sie die Checkbox Regel an erster Stelle anlegen, so wird diese Regel als erste ausgeführt, da die Regeln von oben nach unten ausgeführt werden.

Die Reihenfolge der Regeln können Sie anschliessend noch im Hauptfenster über die jeweiligen Icons verändern.

Bedingung

Keine Bedingung (die Aktion immer ausführen)
Die Aktion der Regel wird immer ausgeführt, wenn Sie diesen Radiobutton aktivieren.

Die Mail ist wahrscheinlich Spam
Möchten Sie einen Spam-Filter anlegen, aktivieren Sie diesen Radiobutton. Nach dem Empfang einer Mail wird diese dann anhand zahlreicher Kriterien überprüft, um zu bestimmen, ob sie "wahrscheinlich" Spam (d.h. eine unerwünschte Mail) ist. Bedenken Sie, dass diese Einstufung nicht sicher vorgenommen werden kann und Sie keinerlei Einfluss auf die Kriterien haben.

Auswahlboxen
Hier stellen Sie die Bedingungen ein, die durch die Regel beim Empfang Ihrer Mails überprüft werden sollen. Dabei werden der Textkörper (body), die Kopfzeilen (header), der Betreff (subject), der Empfänger (to) oder der Absender (from) nach den von ihnen festgelegten Begriff oder Namen durchsucht. Neben der Festlegung der Bedingungen über die Auswahlboxen, müssen Sie ausserdem den Radiobutton aktivieren.

Beachten Sie dabei:

  • Wenn Sie nach Absender sortieren, bringt Sie die Angabe der E-Mail-Adresse meist sicherer ans Ziel als der Name.
  • Die Suchoptionen in Kopfzeilen oder Textkörper beziehen sich auf jeweils eine Zeile, d.h. die Bedingung trifft zu, wenn Ihre Suche in einer Zeile erfolgreich ist.
  • Bei Mails, die grösser als 64 KB sind, wird die Suche im Textkörper nicht ausgeführt.
  • Bei der Suche nach Text sollten Sie meistens die Auswahl auf "beinhaltet" stehen lassen.
  • Kopfzeilen (dazu gehören auch Betreff, Empfänger und Absender) werden oft kodiert versandt.
  • Falls eine Regel nicht greift, obwohl sie es scheinbar sollte, schauen Sie in den Quelltext der Mail (als message.txt in Ihren Mails einzusehen).

Aktion

Löschen
Sollen eingehende Mails direkt beim Empfang gelöscht werden (z.B. Spam), aktivieren Sie diesen Radiobutton.

Benachrichtigen
Lassen Sie sich per Systemnachricht benachrichtigen, wenn Sie eine E-Mail erhalten haben, bei der eine bestimmte Regel angewendet wurde (z. B. Mail von einem bestimmten Absender etc.). Unter "Privat > Systemnachrichten > Benachrichtigungen" können Sie dann noch auswählen, ob Sie online oder per Quickmessage informiert werden.

Verschieben/kopieren in den Ordner ...
Wählen Sie hier einen Ihrer Ordner über die Auswahlbox aus, in den die Mail verschoben bzw. kopiert werden soll und aktivieren Sie den Radiobutton.

Weiterleiten an ...
Bitte beachten Sie, dass die Möglichkeit der Weiterleitung nicht auf allen Plattformen zur Verfügung steht! Falls die Funktion freigegeben ist, aktivieren Sie den Radiobutton "Weiterleiten an" und geben hier eine E-Mail-Adresse ein, an die die E-Mail weitergeleitet werden soll.

  • Checkbox: Fehler an Absender
    Im Normalfall ist es erwünscht, bei Weiterleitungen Fehlermeldungen komplett zu unterdrücken. Aktivieren Sie aber bei der Weiterleitung die Option "Fehler an Absender", so bekommt der ursprüngliche Absender der Mail eventuell generierte Fehlermeldungen (Bounces) des Ziel-Mail-Servers zugeschickt (einschliesslich der angegeben Ziel-E-Mail-Adresse). Bei einigen fehlkonfigurierten Ziel-Mailservern ist es notwendig, diese Option zu aktivieren, damit ihre weitergeleiteten Mails angenommen werden.
  • Hinweis:
    Aufgrund des immer weiter wachsenden Spam-Aufkommens kann es sein, dass bei Weiterleitungen der Ziel-Mail-Server weitergeleitete E-Mails ablehnt, da die E-Mail-Adresse des Absenders nicht zum sendenden Server (in dem Fall die Plattform) passt. Testen Sie daher die Weiterleitung in regelmässigen Abständen.

An alle Mitglieder weiterleiten (nur im Gruppen- & Klassen-Mailservice)
Aktivieren Sie diesen Radiobutton, werden eingehende Mails an alle Mitglieder der Gruppe/Klasse weitergeleitet.

  • Hinweis: E-Mails, die an alle Mitglieder einer Gruppe/Klasse weitergeleitet werden, dürfen nicht grösser als 2 MB sein. Möchten Sie grössere Anhänge verschicken, können Sie die Datei in der Dateiablage hochladen und dann den Link auf diese Datei per E-Mail (an die Gruppe/Klasse) verschicken.

Diese Antwort schicken ...
Hier können Sie einen Text eintragen, der automatisch bei Erhalt einer E-Mail per Auto-Reply verschickt wird. Geben Sie in das Textfeld z.B. eine Abwesenheitsnotiz ein. Aktivieren Sie ausserdem den Radiobutton und klicken auf "Speichern", um die Regel zu erstellen.

Beim Versand der automatischen Antwort wird aus der ursprünglichen E-Mail des Absenders lediglich der Betreff mit dem Zusatz "Auto:" übernommen, jedoch nicht der Text. Nur der hier eingetragene Text wird zurück an den Absender geschickt. Jeder Absender erhält maximal eine automatische Antwort pro Tag. An Absender, die beispielsweise mit no-reply@, postmaster@, mail-daemon@, newsletter@ beginnen, wird keine Antwort verschickt.

Keine weiteren Regeln ausführen
Ein Aktivieren der Checkbox "Keine weiteren Regeln ausführen" bricht den Regelsatz nach der angegebenen Aktion ab. Ist die Checkbox in keiner ausgeführten Aktion aktiviert, wird die eingegangene Mail im Posteingang gespeichert (Standard-Regel). Beachten Sie, dass eine Mail, die vorher nicht durch eine Aktion in einen Ordner einsortiert wurde, auch nicht im Mailservice zur Verfügung steht.

Sie aktivieren "Keine weiteren Regeln ausführen", um die Mail ...

  • zu löschen (Löschen)
  • in einen Ordner zu verschieben (ansonsten wird eine Kopie angelegt) (Verschieben/kopieren in den Ordner ...)
  • an einen anderen E-Mail-Account weiterzuleiten, ohne sie auch lokal zuzustellen (Weiterleiten an ...)
  • nach dem automatischen Verschicken einer Antwort zu löschen (um beispielsweise auf einen nicht mehr benutzten Account hinzuweisen) (Diese Antwort schicken ...)

Hinweise

  • Wenn Sie sich Mails weiterleiten und diese auch lokal zustellen lassen, beachten Sie, dass Sie von Zeit zu Zeit Ihren Mailservice aufräumen, um nicht an das Limit des zur Verfügung stehenden Platzes zu stossen.
  • Beachten Sie ausserdem, dass Ihre Änderungen erst wirksam werden, wenn Sie den Button "Änderungen aktivieren" im Filterregeln-Hauptfenster anklicken.

Als letztes klicken Sie auf den Button "Speichern".